Power BI se puede empezar gratis: Power BI Desktop no cuesta y sirve para crear informes en tu computador. Lo que se paga es compartirlos. Power BI Pro vale USD 14 por usuario al mes con pago anual, y Premium por usuario USD 24, según la página oficial de Microsoft (verificado el 26 de octubre de 2026). Con la TRM de ese día ($3.158,43) son unos $44.218 y $75.802 por usuario al mes, antes de impuestos. Para una pyme, la regla práctica es esta: paga licencia cada persona que publica o mira informes compartidos, no solo quien los arma.
La escribimos desde Bogotá. Orion AI no vende licencias de Microsoft ni es partner de ningún proveedor: los precios que ves aquí son los que publica Microsoft.
¿Cuánto cuesta Power BI en Colombia?
Microsoft publica tres licencias por usuario y, aparte, licencias por capacidad para empresas grandes. Esto es lo que dice su página de precios para Colombia:
| Licencia | Precio oficial | En pesos (TRM $3.158,43) | Qué permite |
|---|---|---|---|
| Gratis (cuenta gratuita de Fabric) | $0 | $0 | Crear informes y paneles para tu propio uso. No deja compartir |
| Power BI Pro | USD 14 por usuario al mes, pago anual | ~$44.218 al mes · ~$530.616 al año | Publicar y compartir informes con otros usuarios Pro |
| Premium por usuario (PPU) | USD 24 por usuario al mes, pago anual | ~$75.802 al mes · ~$909.628 al año | Todo lo de Pro, más modelos de datos más grandes y más actualizaciones al día |
| Capacidad de Fabric | Variable, según capacidad | No aplica | Para organizaciones con muchos usuarios que solo consultan |
Tres detalles que cambian la cuenta:
- Los precios no incluyen impuestos. Microsoft lo aclara en la misma página. El valor en pesos cambia todos los días con la TRM.
- Si ya pagas Microsoft 365 E5 u Office 365 E5, Power BI Pro viene incluido. Revisa tu factura antes de comprar licencias que ya tienes.
- Quien ya tiene Pro puede subir a Premium por usuario con un complemento de USD 14 por usuario al mes, con pago anual (~$44.218 a la TRM del día).
La capacidad de Fabric no lleva precio aquí porque Microsoft no lo publica fijo. Para una pyme casi nunca es el punto de partida.
Ejemplo hipotético: cuánto pagaría una pyme de diez personas
Una distribuidora con un analista que arma los informes y nueve personas que los consultan: gerencia, ventas y cartera. Si el informe se comparte por el servicio de Power BI, las diez personas necesitan Pro: 10 × USD 14 = USD 140 al mes, unos $442.180 al mes a la TRM del 26 de octubre de 2026, antes de impuestos y con pago anual.
Si solo el analista necesita ver el informe, y el resto recibe un PDF o una captura cada semana, el costo es una licencia o ninguna. La pregunta que define el presupuesto no es "cuántos hacen informes", sino cuántos necesitan interactuar con ellos.
¿Power BI es gratis?
En parte. Lo gratis es real y sirve para mucho:
- Power BI Desktop se descarga sin costo desde Microsoft. Requiere Windows 10 o posterior.
- Con la cuenta gratuita puedes conectarte a tus datos y crear informes y paneles para tu propio uso en el servicio en línea.
Lo que no permite la licencia gratis: compartir informes, colaborar con otros usuarios ni publicar en áreas de trabajo de otras personas. Según la documentación de Microsoft, los usuarios gratis solo pueden ver contenido compartido por otros cuando ese contenido vive en una capacidad Premium o de Fabric F64 o superior, que es una licencia pensada para empresas grandes.
Cómo aprovechar lo gratis en una pyme: que una persona arme el primer informe en Desktop con los datos reales, lo use un mes en las reuniones y, solo si se vuelve indispensable, se compren las licencias. Así pagas por algo que ya demostró que sirve.
¿Para qué sirve Power BI en una empresa pequeña?
Para tener una sola versión de cada número y verla actualizada sin armar el reporte a mano. En una pyme, los usos típicos son:
- Ventas: por vendedor, por producto, por ciudad, contra el mismo mes del año pasado.
- Cartera: cuánto se debe, quién debe y desde cuándo.
- Inventario: qué rota, qué está quieto y qué se va a agotar.
- Margen: cuánto deja cada línea después de costos.
Lo que Power BI no hace es decidir qué cuenta como venta. Si dos áreas llegan a la reunión con cifras distintas del mismo indicador, el tablero solo muestra esa pelea con colores. Ese trabajo previo lo explicamos en datos y cloud para pymes.
¿Es mejor Power BI o Excel?
No compiten tanto como parece. Excel es donde se capturan y se trabajan los datos; Power BI es donde se consolidan y se miran. Una comparación honesta:
| Situación | Excel alcanza | Power BI ayuda |
|---|---|---|
| Un solo archivo, una persona lo actualiza | Sí | Poco |
| El reporte cruza tres o más archivos o sistemas | Con mucho trabajo manual | Sí: las consultas se guardan y se repiten |
| El archivo ya pesa tanto que tarda en abrir | No | Sí, hasta cierto volumen |
| Varias personas necesitan ver el mismo número, actualizado | Por correo, con versiones | Sí, con licencias |
| Necesitas filtrar por fecha, vendedor o producto sin rehacer la tabla | Con tablas dinámicas | Sí, es su fuerte |
Si tu reporte del mes sale de un solo Excel bien armado, probablemente no necesitas Power BI todavía. Si sale de copiar y pegar entre varios, sí vale la pena probarlo, empezando por la versión gratis. Y si primero quieres quitar ese copiar y pegar sin salir de la hoja, en cómo automatizar Excel con IA explicamos Power Query, que también está en Power BI Desktop.
¿Y Looker Studio? Es la opción de Google y suele encajar cuando tu equipo trabaja en Google Workspace. Elige por dónde viven tus datos, no por la marca.
Qué datos de una pyme se pueden conectar a Power BI
Estas son las fuentes típicas de una pyme colombiana y lo que pudimos verificar en la documentación oficial el 26 de octubre de 2026:
| Fuente | ¿Conector propio en Power BI? | Cómo se conecta |
|---|---|---|
| Excel | Sí, disponible en general | Directo. Si el archivo vive en OneDrive o SharePoint, la actualización en línea es más simple que si está en un computador |
| Google Sheets | Sí, disponible en general | Con la URL de la hoja y tu cuenta de Google. Solo importa datos |
| Siigo Nube | No aparece en la lista de conectores de Microsoft | Siigo ofrece una API que, según Siigo, se habilita en los planes Profesional independiente, Emprendedor o Premium. Se conecta con desarrollo, o exportando a Excel |
| Alegra | No aparece en la lista de conectores de Microsoft | Alegra publica una API para desarrolladores. Igual que Siigo: desarrollo o exportación |
Dos advertencias prácticas:
- Archivos en un computador o servidor de la oficina. Para que Power BI los actualice solo, hace falta instalar una puerta de enlace de datos (un programa de Microsoft que hace de puente). Si los mueves a OneDrive o SharePoint, te ahorras ese paso.
- Cuántas veces se actualiza. Con Pro, Microsoft permite hasta ocho actualizaciones programadas al día; con Premium por usuario o una capacidad, hasta 48. Para el reporte de una pyme, ocho suelen sobrar.
Con Siigo y Alegra, exportar a Excel cada semana funciona, pero es justo el trabajo manual que querías quitar. La alternativa es una carga automática que lea la API y deje los datos listos para Power BI. Eso ya es un proyecto pequeño; qué pesa en su costo lo explicamos en qué determina el costo de automatizar.
¿Necesitas un data warehouse?
Un data warehouse (o bodega de datos) es una base de datos aparte, pensada solo para análisis, donde se junta y se guarda la historia de varios sistemas. Es la siguiente pregunta que aparece después de Power BI, y para la mayoría de pymes la respuesta es todavía no.
Probablemente no lo necesitas si:
- Tus datos salen de uno o dos sistemas y de unos pocos archivos.
- Power BI carga tus datos en minutos, no en horas.
- Nadie te pide comparar más allá de este año contra el anterior.
Empieza a necesitarlo cuando:
- Cruzas todos los meses tres o más fuentes (por ejemplo, Siigo, el CRM y la planilla de despachos) y la consulta de Power BI se volvió frágil: cualquier cambio en un archivo la rompe.
- El sistema contable o el de ventas no guarda la historia como la necesitas, y quieres comparar años completos.
- Los informes tardan o fallan porque consultan directamente la base que usa la operación.
- Más de un área quiere construir sus propios informes sobre los mismos datos, y conviene que todos partan de las mismas tablas.
Qué va antes del data warehouse. Entre "todo en Excel" y "bodega de datos" hay un paso intermedio que resuelve a muchas pymes: una base de datos en la nube, bien organizada, con unos pocos procesos automáticos que la mantengan al día. Power BI se conecta encima y el resto no cambia. Si el volumen crece, esa base se convierte en el data warehouse sin empezar de cero.
No damos un precio de data warehouse porque depende de la plataforma, del volumen y de cuántas fuentes haya que cargar, y cualquier cifra sin ver tus datos sería inventada. Lo que sí sabemos es la regla: una nube sobredimensionada es la forma más rápida de que un proyecto de datos cueste más de lo que ahorra.
Cómo empezar con Power BI en tu pyme, paso a paso
- Elige un solo indicador. El que más se discute en las reuniones: ventas del mes, cartera vencida o margen por línea. No todos.
- Escribe qué significa. Qué cuenta como venta, en qué fecha, con o sin devoluciones. Una frase, aprobada por quien decide.
- Arma el primer informe en Power BI Desktop, gratis, con datos reales.
- Úsalo un mes en las reuniones. Si nadie lo abre, el problema no era la herramienta.
- Compra licencias solo para quienes lo van a consultar. Empieza con Pro; Premium por usuario solo si te quedas corto de tamaño o de actualizaciones.
- Automatiza la carga cuando el informe ya sea indispensable y copiar datos se vuelva el cuello de botella.
Antes de lanzarte, conviene tener claro qué proceso duele más. Si no lo tienes, en qué automatizar primero explicamos cómo priorizar con un criterio que también sirve para datos, y en medir los resultados de una automatización cómo dejar una línea base antes de empezar.
Cuándo pedir ayuda, y cuánto cuesta con nosotros
Los pasos 1 a 5 los puedes hacer sin nosotros, y es lo que recomendamos intentar primero. La ayuda suele hacer falta en el 2 (poner de acuerdo a las áreas) y en el 6 (conectar Siigo, Alegra o el CRM sin copiar a mano). Lo que suele venir junto con el reporte, como la conciliación de pagos o la clasificación de gastos, lo recorremos en procesos administrativos que una pyme puede automatizar.
En Orion AI el diagnóstico es sin costo y dura entre 30 y 60 minutos. El trabajo de datos se cotiza cerrado y por escrito después del diagnóstico, porque depende de cuántas fuentes haya que conectar. Las licencias de Power BI no entran en esa cotización: las pagas directo a Microsoft. Los precios de automatización y software están en el tarifario, y el servicio completo en datos y cloud.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta Power BI para empresas en Colombia? Power BI Pro cuesta USD 14 por usuario al mes y Premium por usuario USD 24, con pago anual y sin impuestos, según Microsoft. A la TRM del 26 de octubre de 2026 ($3.158,43) son unos $44.218 y $75.802 al mes por usuario.
¿Se puede usar Power BI gratis en una empresa? Sí, para crear informes de uso propio con Power BI Desktop o la cuenta gratuita. Para compartirlos con otras personas por el servicio de Power BI, cada una necesita licencia Pro o Premium por usuario, salvo que la empresa tenga una capacidad Premium o de Fabric F64 o superior.
¿Power BI se conecta con Siigo o con Alegra? No tienen conector propio en la lista de Microsoft. Los dos publican APIs, así que la conexión se hace con un desarrollo que lea esos datos, o exportando a Excel y conectando el archivo.
Fuentes
Todas consultadas el 26 de octubre de 2026.
- Precios de Power BI, Microsoft Colombia: microsoft.com/es-co/power-platform/products/power-bi/pricing. Verificado el 26 de octubre de 2026.
- Power BI Desktop gratis, Microsoft: microsoft.com/es-co/power-platform/products/power-bi/desktop.
- Características del servicio por tipo de licencia, Microsoft Learn: learn.microsoft.com.
- Requisitos de Power BI Desktop, Microsoft Learn: learn.microsoft.com.
- Límites de actualización de datos, Microsoft Learn: learn.microsoft.com.
- Conectores de Excel y de Google Sheets, Microsoft Learn: Excel · Google Sheets · lista de conectores.
- Siigo API, blog oficial de Siigo: siigo.com/blog/siigo-api.
- API de Alegra, documentación para desarrolladores: developer.alegra.com.
- TRM vigente del 24 al 26 de octubre de 2026: $3.158,43, Superintendencia Financiera, publicada en datos.gov.co. Los valores en pesos de esta guía son una referencia: no incluyen impuestos y cambian con la TRM.
Si encuentras un precio desactualizado, escríbenos y lo corregimos.
¿Tus reportes salen de tres archivos distintos?
Nuestro diagnóstico es sin costo y dura entre 30 y 60 minutos. Miramos de dónde salen tus números, qué licencias necesitas de verdad y si el problema es de herramienta o de datos. Lo que sigue se cotiza cerrado y por escrito; los precios publicados están en el tarifario.
Escríbenos por WhatsApp