Orion AI automatiza procesos de empresas y pymes colombianas: integraciones entre sistemas, flujos de aprobación, notificaciones, documentos recurrentes y agentes de IA sobre la API oficial de WhatsApp. Diseñamos, construimos, ponemos en producción y operamos cada flujo desde Bogotá para toda Colombia. La mayoría se resuelve sin IA; la usamos solo donde la regla fija no alcanza.

Casi todas las empresas con las que hablamos tienen el mismo cuello de botella, y no es tecnológico: hay tareas que solo avanzan cuando una persona se sienta a hacerlas a mano. Copiar el estado de un pedido a un correo. Responder por decimoquinta vez el mismo precio. Pasar datos de un sistema a otro porque no se hablan entre ellos.

Eso funciona hasta que el volumen crece. Después se vuelve el techo del negocio: para vender más hay que contratar más, y cada persona nueva repite el mismo trabajo manual.

Automatizamos ese trabajo. Diseñamos el flujo, lo construimos, lo ponemos en producción y lo mantenemos funcionando. A veces con inteligencia artificial y, la mayoría de las veces, sin ella.

Qué automatizamos

Cinco tipos de trabajo. Si lo que necesitas no está aquí, te lo decimos en el diagnóstico en vez de estirarlo para que quepa.

Integraciones entre sistemas. Cuando tu ERP, tu CRM, la facturación y las hojas de cálculo no se hablan, alguien los conecta a mano todos los días. Construimos ese puente para que el dato se escriba una sola vez y llegue solo a donde tiene que llegar.

Flujos de aprobación y seguimiento. Solicitudes que dependen de que alguien reenvíe un correo, aprobaciones que se pierden en un chat, tareas que nadie sabe en qué van. Las convertimos en un flujo con responsables, plazos y alertas cuando algo se atasca.

Notificaciones automáticas. Avisar al cliente cuándo llega su pedido, recordar un pago, confirmar una cita, alertar al equipo cuando una cifra pasa un umbral. Trabajo repetitivo, con dato de entrada claro, donde un error no es caro: por eso suele ser el mejor punto de arranque.

Documentos y reportes recurrentes. Cotizaciones, órdenes de servicio, conciliaciones, el informe que alguien arma cada lunes copiando cifras de tres lugares. Tareas con reglas claras que hoy consumen horas de gente que debería estar haciendo otra cosa.

Agentes de IA sobre WhatsApp. El canal donde de verdad ocurre la venta en Colombia. Atención que responde a cualquier hora, califica al cliente, consulta tu inventario o el estado de un pedido y escala a una persona cuando hace falta. Sobre la API oficial de Meta, con la cuenta a nombre de tu empresa.

Llega el datoUn pedido, una factura, una solicitud o un mensaje de WhatsApp.
Las reglas decidenLa IA entra solo para leer lo que cambia de forma o para conversar.
El dato llega soloAl sistema, al cliente o al documento donde tiene que llegar.
Una persona, cuando hace faltaCon alertas cuando algo se atasca y escalamiento cuando el caso lo pide.

Un flujo automatizado: el dato se escribe una vez y una persona entra solo cuando hace falta.

Automatización con y sin inteligencia artificial

La inteligencia artificial es una herramienta más dentro de la automatización, no un requisito. La pregunta que decide si hace falta es qué tan predecible es la entrada:

Si la tarea...	Se automatiza con	Ejemplo
Sigue reglas fijas y los datos llegan ordenados	Flujos e integraciones, sin IA	Pasar cada factura emitida al sistema contable
Recibe documentos o textos que cambian de forma	IA para leer y extraer, reglas para decidir	Sacar los datos de órdenes de compra que llegan en PDF distintos
Implica conversar con el cliente	Agente de IA con acceso a tus datos	Responder por WhatsApp el estado de un pedido

La mayoría de lo que automatizamos está en la primera fila. Es más barato, más rápido de construir y más fácil de mantener. Usamos IA donde la regla fija no alcanza, no para que el proyecto suene más moderno.

Automatización personalizada o herramienta estándar

No todo proceso necesita un desarrollo a la medida, y parte del diagnóstico es decir cuándo no.

Una herramienta estándar suele bastar cuando el proceso es el mismo que el de miles de empresas, el volumen es bajo y ya existe una aplicación que lo resuelve por una mensualidad. En ese caso te lo decimos, aunque signifique que no hay proyecto para nosotros.

La automatización personalizada se paga cuando el proceso cruza varios sistemas, tiene reglas propias del negocio o maneja un volumen en el que cada minuto por caso se multiplica. Ahí una herramienta genérica obliga a adaptar la operación a la herramienta, y termina saliendo más cara.

Con qué tecnología

Elegimos según el caso y según lo que ya usa tu empresa:

n8n y Zapier para flujos entre aplicaciones. n8n se puede instalar en infraestructura propia, lo que importa cuando los datos no deberían pasar por un tercero.
Código propio en Python, Node o Java cuando el flujo tiene lógica que una herramienta visual no maneja bien, o cuando el volumen lo exige.
AWS, Google Cloud y Firebase para alojar lo que construimos, a nombre de tu empresa.
Modelos de lenguaje de distintos proveedores para las partes que necesitan IA. No dependemos de uno en particular.

Cada alternativa se evalúa con los mismos criterios: costo, tiempo, mantenimiento, escalabilidad y qué tan atado quedas a un proveedor.

Cómo trabajamos

El mismo método en todos los proyectos, y está diseñado para que puedas parar en cualquier punto.

1. Diagnóstico · 30 a 60 minutos, sin costo. Miramos tu operación real: qué se hace a mano, cuántas veces, dónde se pierde tiempo. No es una demo disfrazada.

2. Plano de valor. Qué automatizar primero, en qué orden y qué retorno esperar. Sale por escrito y es tuyo, lo implementes con nosotros o no.

3. Construcción por sprints de dos a tres semanas. Con demo cada viernes. Ves avanzar el trabajo en vez de esperar una entrega grande al final.

4. Operación. Soporte, ajustes y medición contra la línea base que tomamos antes de empezar.

Y tres formas de contratar, según el momento del negocio: Sprint para una automatización puntual en dos o tres semanas, Operación como equipo dedicado part-time con mensualidad, y Construcción para un producto digital a la medida.

Cómo se mide si funcionó

Antes de construir se toma una línea base: cuántas horas a la semana consume el proceso, cuántos errores hay, cuánto tarda un caso de principio a fin. Después de poner la automatización en producción se mide lo mismo. Si el número no se movió, se corrige; no se da por terminado un proyecto porque el flujo "corre".

Qué no hacemos

Vale la pena decirlo antes de que nos escribas.

No automatizamos procesos que están rotos. Si algo es un desastre a mano, automatizarlo lo convierte en un desastre rápido y a escala. Primero se ordena, después se automatiza. A veces esa conversación es el resultado del diagnóstico, y para eso está la consultoría de procesos.

No usamos vías no oficiales de WhatsApp como esquema permanente. Son más baratas y más rápidas, y Meta puede bloquear el número sin aviso ni apelación. Si hay una razón real para usar un canal interino, se decide con el riesgo por escrito y con la API oficial en trámite en paralelo.

No cotizamos sin ver tu operación. Un precio cerrado dado por teléfono significa que te van a entregar algo estándar o que el precio va a subir después.

No dejamos las cuentas a nuestro nombre. La cuenta de WhatsApp Business, los servidores y los flujos quedan a nombre de tu empresa. Si algún día te vas, te llevas todo.

Para quién funciona esto

Trabajamos con PYMES desde unas cinco personas. El tamaño importa menos que dos condiciones:

Que haya volumen repetitivo. Si una tarea ocurre veinte veces al mes, automatizarla no se paga.
Que los datos existan en algún lado. Una automatización puede consultar un sistema; no puede consultar la memoria de alguien. Si el inventario o los precios viven solo en la cabeza del dueño, el proyecto real es otro y te lo diremos.

Preguntas frecuentes

¿Ustedes implementan o solo asesoran? Implementamos. Somos una empresa de servicios: el mismo equipo que hace el diagnóstico diseña, construye, pone en producción y opera la automatización. No entregamos un documento para que otro lo ejecute, salvo que eso sea lo que prefieras.

¿Cuánto cuesta automatizar un proceso? Un sprint de automatización arranca desde $3.500.000 más IVA (2 a 3 semanas), un asistente de IA en WhatsApp desde $1.490.000 más IVA (unas 2 semanas) y un agente conectado a tus sistemas desde $3.900.000 más IVA (4 a 6 semanas). También se puede tomar como servicio gestionado, con mensualidad. El valor exacto depende de cuántos sistemas hay que conectar, de qué tan ordenados están los datos y del volumen, y se fija por escrito después del diagnóstico, que es sin costo. Todos los valores están en el tarifario, y explicamos qué mueve el precio en qué determina el costo de automatizar.

¿Tengo que cambiar los sistemas que ya uso? Casi nunca. La automatización se conecta a lo que ya tienes. Si un sistema no permite conexión directa, hay otras vías, como leer los correos o archivos que ya genera.

¿Qué pasa si algo falla o cambia un sistema? Eso cubre la etapa de operación: monitoreo, ajustes cuando cambia un proceso o una aplicación, y soporte cuando algo se detiene.

¿Trabajan solo en Bogotá? Operamos desde Bogotá D.C. y atendemos toda Colombia de forma remota. Facturación electrónica DIAN y contabilidad bajo NIIF para PYMES.

Lo que hay que saber antes de contratar a cualquiera

Escribimos guías sobre esto, con lo que aprendimos implementando. Sirven aunque termines trabajando con otro proveedor:

Otros frentes

Empecemos por el diagnóstico

Treinta minutos, sin costo y sin venta dura. Miramos tu operación real y salimos con una lista priorizada de qué hacer primero y qué dejar quieto. La implementemos contigo o no. Los precios de partida están en el tarifario.

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