WhatsApp Business API en Colombia: requisitos, pasos y lo que cobra Meta

Para usar la API oficial de WhatsApp en Colombia necesitas cinco cosas: un portafolio comercial en Meta (idealmente verificado), un número de teléfono que no esté activo en WhatsApp, un nombre visible que Meta apruebe, plantillas aprobadas para escribirle primero a tus clientes y una forma de conectarte, directo a la Cloud API o a través de un proveedor oficial. Además, un método de pago registrado, porque Meta cobra por mensaje entregado.

Nada de eso exige ser una empresa grande. Lo que sí exige es hacerlo en orden, porque varios de esos pasos tienen consecuencias que no se deshacen fácil. Esta guía es parte de nuestra guía sobre automatizar WhatsApp con IA en Colombia.

Qué necesitas, en una lista

¿Hay que verificar el negocio en Meta?

Para empezar, no. Para operar en serio, sí. Es el matiz que casi ninguna guía explica.

Según la documentación de límites de mensajería de Meta, consultada el 20 de octubre de 2026, un portafolio nuevo arranca con un límite de 250 destinatarios únicos en 24 horas para mensajes que inicia la empresa. El límite se sube a 2.000 por una de tres vías: verificar el negocio, que lo verifique el proveedor que te dio de alta, o entregar 2.000 mensajes de plantilla de buena calidad a usuarios distintos en 30 días. De ahí en adelante sube solo, por niveles de 10.000, 100.000 e ilimitado, si la calidad se mantiene y usas al menos la mitad de tu límite.

Dos detalles que pesan en una pyme:

• El límite es por portafolio, no por número. Lo comparten todos los números de la empresa. Si un número se gasta el cupo, los demás se quedan sin él.
• El límite aplica a lo que tú inicias. Responderle a un cliente que te escribió no consume ese cupo. Si tu caso es atender, y no hacer campañas, el límite inicial pesa mucho menos.

La verificación también sube el tope de números: según la documentación de números de teléfono, un portafolio nuevo puede registrar dos, y pasa a veinte al verificarse o al llegar al límite de 2.000.

Qué se necesita para verificar. Un administrador del portafolio sube documentos oficiales que prueben la razón social, la dirección y el teléfono, y esos datos tienen que coincidir con lo que escribiste en Meta, letra por letra. Para una sociedad colombiana, el certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio y el RUT son los documentos que naturalmente cumplen ese papel. El error más común es tonto y frecuente: la razón social escrita distinto en Meta y en el certificado, o una dirección vieja en el RUT. Antes de arrancar, actualiza el RUT.

¿Qué número puedo usar?

Uno que sea tuyo, con indicativo de país, que no sea un código corto y que pueda recibir un código de verificación por SMS o por llamada. Meta recomienda celular; un fijo sirve si recibe la llamada con el código. Si todavía dudas entre seguir en la app o pasar a la API, empieza por la diferencia entre WhatsApp Business y la API.

La regla que más sorprende: un número que ya está activo en WhatsApp no se puede registrar en la API así no más. Según la guía de migración de Meta, hay dos caminos para el número que hoy usas en la app de WhatsApp Business:

1. Borrar la cuenta de la app y registrar el número en la API. El historial de chats se pierde y la app deja de funcionar en ese número.
2. Entrar a través de un proveedor que soporte la convivencia con la app. Así sigues usando la app en tu celular y el proveedor opera la API sobre el mismo número, conservando el historial.

Si tu número está en la pauta, en las facturas y en el celular de tus clientes, la diferencia entre esos dos caminos vale plata. Decídelo antes de tocar nada, y haz copia de seguridad de los chats en cualquier caso.

¿Qué nombre va a ver el cliente?

El nombre visible es el que aparece en el perfil del número. Meta lo revisa, y entre los motivos de rechazo que publica en su referencia técnica están usar el nombre de una persona, el de otra empresa o uno que no es consistente con la marca del negocio.

En la práctica: el nombre tiene que ser el que usas en público, el que aparece en tu sitio web, tus redes y tu fachada. Si tu razón social es una y tu marca es otra, lo que tiene que existir es la relación visible entre las dos, por ejemplo en el pie de tu sitio. Un rechazo del nombre no frena los mensajes, pero sí la imagen: mientras no se apruebe, tu cliente ve el número y no la marca.

¿Qué son las plantillas y por qué te las rechazan?

Aquí está la regla de fondo de toda la API: cuando un cliente te escribe se abre una ventana de 24 horas, y dentro de ella puedes responder con texto libre. Fuera de esa ventana, o para escribir tú primero, solo puedes usar plantillas: mensajes preescritos que Meta aprueba antes.

Cada plantilla va en una de tres categorías, y la categoría define el precio:

• Marketing: promociones, novedades, recordatorios de carrito.
• Utilidad: confirmaciones de pedido, estados de envío, recordatorios de cita.
• Autenticación: códigos de un solo uso.

Según la documentación de plantillas, la revisión es automática y puede tardar hasta 24 horas. Una plantilla aprobada no queda aprobada para siempre: si los clientes la bloquean o la reportan, Meta le baja la calidad, la pausa o la desactiva.

El error que más vemos es querer pasar una promoción como mensaje de utilidad porque es más barato. "Tu pedido salió, y aprovecha 20 % en la segunda compra" ya es marketing. Diseña las plantillas por lo que realmente dicen, no por lo que quieres pagar.

¿Cloud API directa o un proveedor oficial (BSP)?

Primero, aclarar el nombre. Hoy "WhatsApp Business API" y "Cloud API" son lo mismo: la versión que se instalaba en servidores propios dejó de funcionar el 23 de octubre de 2025. La pregunta real no es qué API usar, sino quién la conecta y qué pantalla vas a usar para atender.

Las dos son oficiales. La vía no oficial, la que simula WhatsApp Web, es otra cosa y tiene otro riesgo: lo explicamos en API oficial vs no oficial.

Sea cual sea la ruta, la pregunta que no se negocia es a nombre de quién queda la cuenta de WhatsApp Business (WABA). Tiene que quedar en el portafolio de tu empresa. Si queda en el del proveedor, el número, el historial y las plantillas aprobadas son de él, y cambiarte te cuesta el canal. Para confirmar que un proveedor es oficial, búscalo por su nombre exacto en el directorio de socios de Meta.

¿Cuánto cobra Meta por mensaje en Colombia?

Lo que dice la documentación de precios de Meta y su historial de cambios, consultados el 20 de octubre de 2026:

• Meta cobra por mensaje entregado, no por conversación, desde el 1 de julio de 2025. La tarifa depende de la categoría y del país de quien recibe. Los mensajes que te mandan tus clientes no se cobran.
• Colombia (+57) es un mercado propio en la tabla de tarifas, y desde el 1 de abril de 2026 Meta publica la tabla en pesos colombianos. Las tarifas de utilidad y autenticación para Colombia subieron el 1 de octubre de 2025.
• Desde el 1 de octubre de 2026 se cobran los mensajes de servicio, las respuestas libres dentro de la ventana de 24 horas, a la misma tarifa que los de utilidad. Cada número tiene 1.000 mensajes de servicio gratis al mes, que no se acumulan; Meta cobra desde el mensaje 1.001. Las plantillas de utilidad dentro de la ventana, que antes eran gratis, también se cobran.
• Lo que llega desde un anuncio de clic a WhatsApp abre una ventana gratuita que puede durar hasta 7 días, en la que Meta no cobra los mensajes de marketing, utilidad, autenticación ni servicio.
• Sin método de pago no hay continuidad. Si la cuenta no tiene uno, Meta entrega los mensajes de servicio dentro del cupo gratis y deja de entregarlos cuando se acaba.
• Meta solo cambia precios el primer día de cada trimestre: 1 de enero, abril, julio u octubre.

No copiamos aquí las tarifas exactas para Colombia, y es a propósito: cambian cada trimestre y una cifra en un artículo envejece antes que el artículo. La fuente es la tabla en pesos de la documentación de Meta, consultada el día que presupuestas. Cómo se traduce eso en el costo total de un proyecto, junto a lo que cobra quien lo implementa, está en lo que le pagas a Meta.

Lo que la API activa del lado legal

Conectar la API casi siempre significa empezar a guardar datos de tus clientes en un sistema: nombre, número, pedidos, conversaciones. Eso es tratamiento de datos personales bajo la Ley 1581 de 2012, con autorización previa, finalidad clara y un aviso de que atiende un asistente. Conviene dejarlo diseñado desde la configuración de las plantillas y del primer mensaje, no después. Lo desarrollamos en qué exige la SIC al automatizar WhatsApp.

El orden que recomendamos

1. Revisa tus documentos: RUT al día y razón social escrita igual en todas partes.
2. Crea el portafolio comercial a nombre de tu empresa, con un administrador de tu equipo.
3. Decide el número y si necesitas convivencia con la app. Haz copia de seguridad de los chats.
4. Elige la ruta, Cloud API directa o BSP, y confirma por escrito que la WABA queda a tu nombre.
5. Registra el método de pago antes de la primera conversación.
6. Pide la verificación del negocio en paralelo; no esperes a tenerla para empezar a atender.
7. Escribe las plantillas por su categoría real y espera su aprobación antes de anunciar nada.

Si lo que quieres no es solo la cuenta sino que algo responda solo, montamos asistentes y agentes de IA sobre la API oficial, con la cuenta a nombre de tu empresa. El asistente arranca desde $1.490.000 más IVA o desde $349.000 al mes; todos los valores están en el tarifario. Y si todavía no sabes si te sirve un bot de menú o un agente, empieza por chatbot o agente de IA.

Preguntas frecuentes

¿La API de WhatsApp es gratis? Activarla no tiene costo con Meta. Lo que se paga son los mensajes entregados, según categoría y país, y lo que cobre el proveedor o la plataforma que uses para atender. Lo que te escriben tus clientes no se cobra.

¿Puedo seguir usando WhatsApp Business en el celular? Sí, si entras con un proveedor que soporte la convivencia con la app. Si registras el número directo en la Cloud API, tienes que borrar la cuenta de la app y pierdes el historial.

¿Necesito una empresa constituida? Para verificar el negocio, Meta pide documentos oficiales que prueben la razón social, la dirección y el teléfono. Sin verificar se puede empezar, pero con el límite inicial de 250 destinatarios al día en mensajes que inicia la empresa y un máximo de dos números.

¿Cuánto se demora todo? Depende sobre todo de la verificación y del orden en que hagas los pasos. Las plantillas se revisan en hasta 24 horas. La verificación varía según qué tan limpios estén los documentos, por eso recomendamos pedirla en paralelo y no bloquear el arranque con ella.

¿Qué pasa si me cambio de proveedor? Si la WABA está en el portafolio de tu empresa, el número se migra al nuevo proveedor y te llevas tus plantillas. Si está en el del proveedor, depende de él. Por eso la pregunta se hace antes de firmar.