CRM para pymes con WhatsApp: opciones y precios en Colombia

Un CRM para una pyme que vende por WhatsApp sirve si cumple cuatro cosas: se conecta por la API oficial de WhatsApp Business, deja que varias personas atiendan el mismo número sin pisarse, convierte cada conversación en una oportunidad dentro de un embudo y permite etiquetar a cada cliente. Con eso, los precios oficiales que revisamos hoy van desde un plan gratis (con límites) hasta unos USD 100 por usuario al mes, más lo que cobra Meta por mensaje. Si atiendes tú solo o una persona y nadie se te queda sin respuesta, todavía no lo necesitas: WhatsApp Business, la app gratis, alcanza.

Orion AI no vende licencias ni es partner de ninguno de estos proveedores. Conectamos el CRM que elijas con WhatsApp y, si conviene, le ponemos un agente de IA encima. La herramienta la eliges tú.

¿Qué debe tener un CRM para WhatsApp?

Antes de mirar precios, revisa que la herramienta cumpla esto. Cuando falta una de estas piezas, el CRM termina siendo una libreta de contactos más.

El primer punto no es negociable. La diferencia entre la vía oficial y las que no lo son, y el riesgo de perder el número, la explicamos en API oficial vs no oficial. Los requisitos para activar la API (portafolio de Meta, número, nombre visible, plantillas) están en WhatsApp Business API en Colombia.

¿Cuándo basta WhatsApp Business y cuándo hace falta un CRM?

La app gratuita de WhatsApp Business tiene catálogo, etiquetas, respuestas rápidas y mensajes de bienvenida. Para muchos negocios es suficiente, y la comparación completa con la API está en WhatsApp Business vs API. Aquí va la versión corta, pensada en el CRM:

Te alcanza con la app si:

• Contestas tú o una sola persona, y no se quedan chats sin respuesta.
• Tus ventas se cierran en la misma conversación, sin seguimiento de días o semanas.
• No necesitas saber cuántas oportunidades tienes abiertas ni en qué etapa va cada una.

Necesitas un CRM si se cumple al menos una:

• Dos o más personas atienden el mismo número y ya se pisan o se les pierden clientes.
• La venta tarda: cotizas hoy y el cliente decide en una semana, y nadie se acuerda de volver a escribirle.
• Pagas pauta y quieres saber qué campaña trajo a quién compró, no solo cuántos mensajes llegaron.
• El volumen cambió de golpe. Lumanti, un negocio de dos personas, recibió 490 conversaciones en dos semanas de campaña en Meta (lo contamos en casos). Con ese ritmo, ordenar quién respondió a quién deja de caber en la memoria.

El orden que recomendamos: primero la app bien configurada, después el CRM. Sin catálogo claro ni etiquetas con sentido, una herramienta paga solo cambia el desorden de lugar.

Mejores CRM para pymes con WhatsApp: comparación de precios

Revisamos las páginas oficiales de precios de cinco opciones que se usan en Colombia y que publican su precio. Todas cobran en dólares, salvo Leadsales, que muestra también pesos mexicanos. El valor en pesos colombianos es una referencia calculada con la TRM del 26 de octubre de 2026, $3.158,43 por dólar (Banco de la República, dato publicado en datos.gov.co). No incluye IVA ni otros impuestos, y cambia con la TRM y con el cargo de tu banco.

Los detalles que cambian la cuenta:

• HubSpot: según su centro de ayuda, conectar WhatsApp exige Marketing Hub o Service Hub Professional o Enterprise. Service Hub Professional cuesta USD 90 por puesto al mes con compromiso anual o USD 100 con pago mensual (entre $284.259 y $315.843), más una incorporación única de USD 1.500 ($4.737.645). El WhatsApp nativo no está en el plan barato.
• HubSpot Starter: en su página el USD 20 aparece tachado como precio de lista y el USD 7 como oferta especial para clientes nuevos, con suscripción mensual o anual y por tiempo limitado. Presupuesta el precio de lista para cuando termine la promoción.
• Zoho CRM: el precio de cada edición está en su página oficial. La página detecta tu país y ajusta la moneda y el precio a tu región, así que consúltala desde Colombia antes de comparar.
• Kommo: no hay pago mensual; el mínimo es de seis meses. Avanzado (USD 30) agrega bots sin código y Pro cuesta USD 45. Tiene prueba gratis de 14 días.
• Bitrix24: cobra por empresa, no por usuario, lo que abarata la cuenta cuando el equipo crece. Standard, hasta 50 usuarios, cuesta USD 99 anual o USD 144 mensual. Los planes «Vibe+» que muestra hoy son una oferta de lanzamiento para suscripciones de 12 meses, vigente hasta el 10 de diciembre de 2026; la renovación va a precio normal.
• Leadsales: su plan Básico dice expresamente que no trae API de WhatsApp. Avanzado cuesta USD 247 al mes con 5 usuarios, y hay descuentos del 10, 15 y 20 % pagando por trimestre, semestre o año.

Todos los precios fueron verificados el 26 de octubre de 2026 en las páginas oficiales de cada proveedor, enlazadas en las fuentes. Cambian seguido y a veces incluyen promociones temporales: confírmalos el día que vayas a pagar.

¿Hay CRM para pymes gratis que sirva con WhatsApp?

Sí hay planes gratis, pero con condiciones. HubSpot da su CRM gratis para dos usuarios; Zoho, para tres; Bitrix24, para uno o dos. Ninguno de esos planes gratuitos aparece en su página con la conexión de WhatsApp incluida: en HubSpot exige un plan Professional, en Zoho la integración está en la prueba y las ediciones pagas, y en Bitrix24 empieza en Basic.

Sirven para ordenar contactos a mano mientras decides. Para que los chats lleguen solos, presupuesta un plan pago.

Lo que no está en el precio del CRM

Tres costos que casi ninguna comparación suma:

1. Lo que cobra Meta. Cobra por mensaje entregado, según categoría y país, y desde el 1 de octubre de 2026 cobra también las respuestas dentro de la ventana de 24 horas, después de 1.000 gratis al mes por número. Es aparte de la licencia del CRM, la uses con el que sea. Cómo funciona está en WhatsApp Business API en Colombia.
2. La configuración. Embudos, etiquetas, plantillas, permisos y la migración de tus contactos. Lo puede hacer alguien de tu equipo con tiempo, o se contrata.
3. El tiempo de tu equipo. Un CRM que nadie actualiza no muestra nada.

Ejemplo hipotético, para dimensionar: una tienda con tres vendedores en Bogotá. Con Kommo Avanzado serían 3 × USD 30 = USD 90 al mes, pagados por semestre (USD 540, unos $1.705.552). Con Bitrix24 Basic, USD 49 al mes para todo el equipo (unos $154.763). En los dos casos falta sumar Meta y la configuración.

¿Cómo encaja un agente de IA con el CRM?

El CRM ordena las conversaciones. El agente de IA las atiende. Son piezas distintas y se complementan:

• Contesta a cualquier hora con la información de tu negocio: catálogo, precios, horarios, envíos.
• Califica a quien escribe y deja esos datos en el CRM, con etiqueta y etapa, sin que nadie los copie.
• Cuando hace falta una persona, le pasa la conversación a tu equipo y se calla.

Varios CRM traen bots propios, como los bots sin código del plan Avanzado de Kommo. Sirven para menús y flujos fijos. La diferencia entre un bot de ese tipo y un agente que entiende lenguaje natural y consulta tus sistemas la explicamos en chatbot o agente de IA, y lo que cuestan en el mercado colombiano, en nuestro informe de precios de chatbots e IA. Lo que un agente puede hacer más allá del chat, con el correo, los documentos o los reportes, lo contamos en agentes de IA para empresas.

Si quieres que lo montemos nosotros, nuestro agente de IA para WhatsApp tiene dos versiones, según el tarifario: el asistente, desde $1.490.000 más IVA en pago único o desde $349.000 al mes como servicio gestionado (arranque desde $390.000 y permanencia mínima de cuatro meses), y el agente conectado, que incluye una o dos integraciones con lo que ya usas, como tu CRM, desde $3.900.000 más IVA o desde $790.000 al mes (arranque desde $790.000). La licencia del CRM la pagas tú directamente al proveedor; nosotros no la revendemos.

Cómo elegir sin equivocarte

1. Cuenta quién atiende. Si son dos o más personas, ya hay caso.
2. Exige la API oficial, por escrito, y que la cuenta quede a nombre de tu empresa.
3. Mira en qué plan está WhatsApp, no solo el precio de entrada.
4. Haz la cuenta con tus usuarios y la modalidad de pago real, y súmale lo de Meta.
5. Prueba una semana con conversaciones reales antes de pagar.
6. Cuida los datos personales. Guardar chats de clientes cae bajo la Ley 1581 de 2012: lo explicamos en automatizar WhatsApp sin violar la Ley 1581.

Si todavía no sabes qué automatizar primero, si el CRM, el agente o los avisos de pedido, empieza por qué procesos automatizar primero. Y si lo que buscas es que tus sistemas hablen entre sí, eso es nuestra línea de automatización de procesos. Lo que se puede automatizar alrededor del CRM, como los recordatorios de cobro o el envío de facturas, está en procesos administrativos que se pueden automatizar con IA.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor CRM para una pyme en Colombia? No hay uno mejor para todas. Si vendes sobre todo por chat, uno pensado para mensajería suele ser más fácil de adoptar; si además haces correo masivo o soporte con tiquetes, una suite más amplia puede valer su costo. Decide con la lista anterior y una semana de prueba.

¿Puedo conectar WhatsApp a un CRM sin la API oficial? Técnicamente sí, con herramientas que simulan WhatsApp Web, pero operan fuera de las reglas de Meta y el riesgo es que bloqueen tu número. No lo recomendamos como esquema permanente.

¿El precio del CRM incluye los mensajes de WhatsApp? En general no. Meta cobra aparte por mensaje, según categoría y país. Algunos proveedores lo cobran con créditos dentro de su plataforma; pregunta cómo lo facturan antes de contratar.

¿Orion AI vende o implementa alguno de estos CRM? No vendemos licencias ni somos partners de ningún proveedor. Conectamos el CRM que ya tienes, o el que elijas, con WhatsApp y con un agente de IA, y lo cotizamos según el tarifario.

Fuentes

Precios y funciones verificados el 26 de octubre de 2026 en las páginas oficiales:

Si encuentras un precio desactualizado, escríbenos y lo corregimos.